Муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив Кандалакшского района»

 

ОТЧЕТ о выполнении основных направлений развития архивного дела за 2023 год

 

Основная деятельность муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив Кандалакшского района» в 2023 году была направлена на выполнение приказов и указаний Росархива, отдела культурного наследия и архивного дела Министерства культуры Мурманской области, решений постоянно действующей комиссии по вопросам архивного дела и делопроизводства, решений методической комиссии ГОКУ «ГАМО».

Приоритетными направлениями деятельности являлись:

- продолжение работ по повышению пожарной безопасности помещений муниципального архива, обеспечению охранного, температурно - влажностного, санитарно - гигиенического режимов;

- соблюдение нормативных требований по организации учета, хранения и выдачи архивных документов;

- расширение состава источников комплектования муниципального архива, включение в списки источников комплектования муниципальных учреждений;

-оказание методической помощи в организации хранения, учёта и использования документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования;

- обеспечение своевременного исполнения запросов граждан и организаций.

 

В текущем году приняты следующие меры по обеспечению пожарной безопасности и обеспечению охранного режима в муниципальном архиве:

Заключены договоры с ООО ЧОП «Вымпел» на оказание услуг по охране объектов муниципального архива и оказание услуг по техническому обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации.

В соответствии с условиями договора подрядной организацией МОО ВДПО проведена перезарядка огнетушителей. Ежеквартально проводится осмотр огнетушителей, ведутся журналы учета проверки наличия и состояния первичных средств пожаротушения. Также проведены работы по очистке вентиляционных камер, воздуховодов от горючих отходов в помещениях архива; проведена проверка работоспособности сетей внутреннего водопровода на требуемый расход воды; проведены работы по перекатке пожарных кранов и проверке их на герметичность.

Заключен муниципальный контракт с обществом с ограниченной ответственностью «Противопожарные системы» на техническое обслуживание автоматической установки системы газового пожаротушения. Организация имеет действующую лицензию на этот вид деятельности.

Раз в полугодие с работниками архива проводятся противопожарный инструктаж.

30.03.2023 проведена объектовая тренировка по теме «Эвакуация работников МКУ «Муниципальный архив Кандалакшского района» в случае возникновения чрезвычайной ситуации (пожара)». В проведении тренировки принял участие сотрудник ООО «Вымпел».

15.05.2023 разработана и утверждена Инструкция о пропускном и внутриобъектовом режимах муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив Кандалакшского района».

С 1 июля при входе в здание (ул.Горького, 12) установлены камеры видеонаблюдения, приказом директора архива утверждено Положение о видеонаблюдении, назначено ответственное лицо.

Также в отчетном году актуализированы должностные инструкции работников.

В целях обеспечения деятельности учреждения в 2023 года заключено 74 муниципальных контракта и договора.

 

1. Организационные основы развития архивного дела

 

В отчетном году оказывались консультации по упорядочению документов организациям, не состоящим в списке источников комплектования архива:

- Мировым судьям судебных участков № 1 и № 3 Кандалакшского судебного района Мурманской области,

Всего проведено 232 консультации по вопросам делопроизводства и архивного дела.

В 2023 г. исключены из списка источников комплектования 5 организаций:

– ГОКУ «Кандалакшское лесничество»,

- ГОКУ «Ковдозерское лесничество»,

- Администрация муниципального образования городское поселение Кандалакша Кандалакшского района,

- Отдел земельных, имущественных отношений и градостроительства администрации муниципального образования городское поселение Кандалакша Кандалакшского района,

- Межрайонная ИФНС России № 1 по Мурманской области.

Включены в список источников комплектования 2 организации - ГОАУСОН «Кандалакшский КЦСОН» и ГОБООУ «Зеленоборская санаторная школа-интернат».

Таким образом, на 01.12.2023 значится 38 организаций профиля комплектования муниципального архива, из них 2 негосударственных организации.

На предмет включения в список источников комплектования проведены обследования включенных в список организаций.

Проведена работа по паспортизации архивов организаций – источников комплектования муниципального архива.

 

2. Обеспечение сохранности и состояние учета документов Архивного фонда

 

В течение отчетного года закартонировано 967 ед. хр.

По состоянию на 01.01.2024 закартонировано 68 579 ед.хр., что составляет 100,0% от общего числа находящихся на хранении документов.

В 2023 году проведена проверка наличия и физического состояния архивных дел. Всего проверено 38 архивных фондов, 11 608 ед.хр. Результаты проверки отражены в листах и в актах проверок наличия и состояния архивных документов, а также внесены в учетные документы проверяемого фонда.

Также в отчетном году проводились работы по улучшению физического состояния архивных дел. Проведены работы по составлению внутренней описи к делам (25 ед.хр.), составлению листа – заверителя (78 ед.хр.), замене обложки (71 ед.хр.) и нумерации дел (33 ед.хр.), подшито -54 ед.хр.

В 2023 году из архивохранилища, расположенного в д.139, ул. Набережная перемещено в архивохранилище по ул. Горького, д.12 8 архивных фондов в составе 3 122 ед.хр., из них документов постоянного хранения 1 900 ед.хр., по личному составу 1 222 ед.хр.

По состоянию на 01.01.2024в версию 5.0.5 отраслевого программного комплекса «Архивный фонд» внесены заголовки всех дел, находящихся на хранении.

 

 

3. Формирование Архивного фонда.

Организационно - методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий

 

Комплектование архива в 2023 году управленческой документацией проводилось в соответствии с утвержденным графиком.

Всего в 2023 году поступило на хранение 967 единиц хранения, из них 911 единиц хранения документов постоянного срока хранения, 56 ед.хр.– документов по личному составу.

Впервые приняты на хранение документы 2 организаций-источников комплектования с образованием новых фондов документов постоянного хранения:

-Р-269 «Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Мурманской области «Кандалакшский индустриальный колледж» (ГАПОУ МО «КИК»);

-Р-270 «Государственное областное автономное учреждение социального обслуживания населения» (ГОАУСОН «Кандалакшский КЦСОН»).

Приняты на хранение документы по личному составу ликвидированной организации:

Общество с ограниченной ответственностью «Подарки».

Завершен прием документов фонда Р-48 «Межрайонная ИФНС России №1 по Мурманской области».

В соответствии с планом работы в течение 2023 года на ЭПК Министерства культуры Мурманской области представлены на утверждение и согласование описи дел постоянного хранения в количестве 1 034 единиц хранения, по личному составу – 1 289 единицы хранения и дел долговременного хранения - 124 единиц.

Дополнительно к плану на ЭПК представлены:

- МДОУ № 31 -опись №2 дел по личному составу за 1970-2003 г. – 79 ед.хр.;

В связи с принятыми решениями о реорганизации документы постоянного хранения и по личному составу межтерриториального государственного областного бюджетного учреждения Центр занятости населения города Кандалакша описаны по 2021 год включительно.

В отчетном году согласованы номенклатуры дел 7 организаций в количестве 802 статей.

Оказана методическая помощь в подготовке и направлены на согласование ЭПК 2 Положения об экспертной комиссии, 1 Положение об архиве организации.

 

4. Создание информационно - поисковых систем, научная информация и использование документов

 

В отчетном году отмечается увеличение количества поступивших социально – правовых запросов (+459). Так, по сравнению с показателем аналогичного периода прошлого года рост составил 30,5%. В 2023 году поступило 1964 социально – правовых запросов (исполнено -1975), в 2022 году -1505 (исполнено -1505), в 2021 году -2064 (исполнено-2040).

По исполненным запросам социально - правового характера подготовлено 1388 архивных справок, из них 34 справки о льготном стаже. Показатель 2022 года -847(70 льготный стаж); 2021 год- 1247 (91- льготный стаж).

При увеличении показателей по социально- правовым запросам, отмечается снижение количества поступивших тематических запросов (-361). В 2023 году поступило 630 (исполнено 622) запрос, в 2022 году -991(исполнено -994), в 2021 году -550 (исполнено -506).

Рост количества поступивших запросов произошел в связи с ростом запросов о переименовании организаций, поступивших из отделений пенсионного фонда других регионов. Так, в отчетном году поступило 549 таких запросов. Показатели поступивших запросов о льготном стаже в текущем году снизились с 70 до 34; о стаже незначительно увеличились с 266 до 307; о заработной плате на уровне прошлого года (399/398); о стаже с отвлечениями увеличились со 112 до 164.

Также в прошлом году запросы о переименовании организации включались в отчете в показатели по исполнению тематических запросов, по которым в текущем году мы наблюдаем снижение.

Таким образом, можно заключить, что показатели по социально-правовым и тематическим запросам находятся практически на уровне прошлого года.

Тематические запросы исполнялись по заявкам юридических лиц. Среди них: администрация муниципального образования Кандалакшский район, администрация муниципального образования городское поселение Зеленоборский Кандалакшского района, Комитет имущественных, земельных отношений и градостроительства администрации муниципального образования Кандалакшский район, прокуратура г. Кандалакши, Кандалакшский районный суд и др. Тематика запросов: распорядительные документы органов представительной и исполнительной власти по основным вопросам жизнедеятельности города и района, финансовые и бухгалтерские документы, документы о включении в состав ГСК, о предоставлении земельных участков и др.

По заявкам физических лиц исполнялись запросы о включении в состав ГСК, в состав СОТ, о предоставлении земельных участков.

 

 

 

Изготовлено 1291 копия документов, использовано 5 085 ед.хр.

Все поступившие запросы исполнены в установленный срок.

В 2023 году муниципальным архивом проведён ряд информационных мероприятий.

К 85-летию присвоения Кандалакше статуса города архивом размещены виртуальные выставки: «Кандалакша: годы, десятилетия…» (использованы документы ФКУ «Государственный архив Российской Федерации», фотодокументы архивных фондов Кандалакшского горисполкома, Редакции газеты «Кандалакша» за 1930, 1950-1960, 1980-1990 гг., спецвыпуски газеты «Кандалакшский коммунист») и «О благоустройстве из архивных документов» (о генеральных планах жилищно-гражданского строительства города и района в 1940-2000-х гг.).

В 2023 году была продолжена рубрика «Из истории района». Выставки и публикации были посвящены юбилейным датам со дня образования Зареченского и Нотозерского леспромхозов, Кандалакшского узла почтовой связи, Кандалакшского рыбоводного завода, Кандалакшского авторемонтного завода, ПТУ № 24.

В преддверии начала нового учебного года муниципальный архив представил виртуальную выставку фотографий и газетных статей, посвященных Году педагога и наставника. Фотодокументы взяты из архивных фондов, находящихся на хранении в МКУ «Муниципальный архив Кандалакшского района», а вырезки - из газеты «Кандалакшский коммунист» за 1940-1990-е годы. Выставка разделена на тематические разделы, внутри которых материалы расположены по хронологии: «Руководили образованием», «Педагоги и наставники», «Школьные годы чудесные». Отдельно размещены фото лауреатов педагогических премий.

Кроме этого, в Год педагога и наставника под рубрикой «Из истории района» архивисты подготовили подборку интересных фактов из истории образовательных учреждений города и населенных пунктов района по материалам газет «Кандалакшский коммунист», «Нива», «Вечерняя Кандалакша», а также по документам архивных фондов ГОКУ ГАМО в г. Кировске и муниципального архива.

 

5. Информатизация архивного дела

 

В течение отчетного года регулярно проводились обновления информации о деятельности учреждения и обновление перечней фондов архива на странице на официальном сайте администрации на сайте администрации муниципального образования Кандалакшский район.

Общее количество посещений Интернет-страницы архивного отдела составило 5780 посещений (по данным счетчика посещений).

Поддерживается в актуальном состоянии информация на официальном сайте www.bus.gov.ru.

Посредством комплекса VipNet в отчетном году принят и исполнен 1771 запрос, что составляет большую часть всех исполненных запросов социально-правового характера.

 

Директор МКУ «Муниципальный архив Кандалакшского района»

Т.В.Заводнова